Con el deseo de mejorar las relaciones de la compañía y de la familia, es muy útil disponer de un protocolo empresarial. Debido a que es el instrumento que ayudará a que la organización y la familia empresaria se unan por un futuro en común, acatando los criterios y pautas establecidas en el protocolo.
En un protocolo se establecen las pautas de conducta de los integrantes de la organización ante diversas situaciones aplicadas al ámbito de los negocios. Con el objetivo de evitar que las relaciones generen conflictos o crisis. El protocolo empresarial no es obligatorio ni es regulado por ley, pero sí se basa en las normas legales para ser redactado y se adapta a la realidad de cada empresa.
EL PROTOCOLO DENTRO DE LA EMPRESA
En el caso de una empresa familiar, los integrantes familiares y no familiares han de redactar de manera consensual las reglas que aseguren que todos sepan el rol que tienen que asumir para:
- cuidar,
- acrecentar el patrimonio familiar y
- poder legarlo a las futuras generaciones.
En el protocolo se acepta el compromiso de asegurar el éxito de la familia empresaria, para conseguir rentabilidad y armonía familiar.
Funciona para regular las relaciones entre la familia empresaria y la empresa familiar, con el fin de que una no interfiera con la otra. Para eso es importante que se deje claro y anticipadamente el lugar que va a ocupar cada integrante, dentro del sistema Familia – Empresa – Propiedad.
UN PROTOCOLO EMPRESARIAL DEBE SER:
- Práctico: concentrándose principalmente en sucesos y situaciones cotidianas para no saturarlo de información con criterios para actos que raramente se van a producir en la empresa o en la familia.
- Accesible: debido a que en él se establece el comportamiento de cada integrante ante diversas situaciones, todos los integrantes de la organización deberán tener fácil acceso al mismo.
- Comprensible: el lenguaje utilizado para su redacción debe ser claro para evitar malentendidos y que las pautas sean fáciles de entender.
¿Qué se debe establecer en el protocolo?
Cada organización debe redactar el protocolo de forma consensual, ajustándolo a su realidad, sin embargo, estos son los puntos esenciales:
- El organigrama de la compañía, así como el orden de cargos según cada acto. Por ejemplo, ¿en qué orden intervendrán los directores de la empresa en una junta?
- Los logos, escudos, símbolos y demás elementos de la imagen corporativa de la empresa y las indicaciones sobre su uso.
- Las reglas para la recepción y acompañamiento de visitas, indicando cómo se deben desarrollar y quién o quiénes deben participar en las mismas.
- El trato que se le dará a los clientes, superiores o autoridades.
- Los códigos de comportamiento como vestimenta, horarios o relaciones personales.
- Las indicaciones sobre la elaboración y el envío de correo postal o electrónico, memorandos o invitaciones y pautas para la atención telefónica.
- Las líneas generales de la comunicación corporativa, estableciendo los estilos adecuados en cada canal informativo.
- Los obsequios que pueden entregarse durante las celebraciones.
Para establecer cada cláusula se debe realizar un ejercicio de reflexión en el que todas las partes estén de acuerdo con lo establecido, es necesario discutirlas y evaluarlas cuidadosamente para que no exista ningún inconforme ni se descuide ningún punto, puesto que todos van a firmarlo y comprometerse a cumplirlo.
