Sin lugar a duda, cada institución que desee permanecer a través de generaciones y tener una ventaja competitiva y un mejor rendimiento, y que probablemente creció sin estructura clara, debe ser profesionalizada.
Profesionalizar la empresa es garantizar su continuidad, hacerla más fuerte, rentable y menos vulnerable a los acontecimientos familiares. A continuación te comparto las 8 claves para comprender el proceso de profesionalización:
Proceso de profesionalización
1.- ¿Qué implica comprender el proceso de profesionalización de una empresa familiar?
Profesionalización, como su nombre lo indica, es implementar una gestión profesional, es decir: definir tareas, funciones, objetivos y responsabilidades bajo criterios empresariales basados en eficiencia, eficacia, rendición de cuentas y evaluación de resultados. Se debe crear una estructura financiera y de gestión altamente profesional, la cual está dirigida tanto a familiares como no familiares, por lo tanto, es imperativo asignar los puestos de acuerdo con los méritos y no solamente con los apellidos.
Desde la perspectiva de expertos en consultoría, asesoramiento y headhunting, la mayoría de los problemas que tienen las empresas familiares son causados normalmente por falta de profesionalidad. Así que, ¿cuál sería la mejor solución? La empresa familiar debe contratar profesionales para PROFESIONALIZARSE.
La empresa familiar que desee comprender el proceso de profesionalización, debe realizar la asignación de los puestos basándose en capacidades; la promoción de los puestos se debe lograr como resultado de un buen desempeño, también se tiene que tomar en cuenta la educación formal de los integrantes de la familia, sobretodo la del sucesor, y las funciones de todo el personal necesitan estar claramente definidas.
Cuando hablamos de profesionalización, hablamos de un proceso de transformación gradual que implica un cambio de mentalidad en cada uno de los elementos de la organización, incluyendo a la familia.
Este proceso está relacionado con la transformación de una organización basada en un funcionamiento intuitivo al de una empresa basada en un funcionamiento analítico, por lo que en el proceso se llevarán a cabo cambios profundos, incluyendo la forma en la que se maneja la información, la estructura organizacional y la elaboración de estrategias.
2.- ¿Cómo se alinea la profesionalización con la visión de la empresa y la planeación estratégica?
La profesionalización debe contemplar la elaboración de la planeación estratégica de la empresa, así como el diseño de los planes de carrera para los ejecutivos familiares y no familiares que laboran en ella.
Como menciono anteriormente, cuando un negocio se encuentra en proceso de profesionalización, pasa del modelo impuesto por el fundador (que muchas veces está basado en la visión y la intuición) a un modelo basado en la planificación estratégica, la gestión por objetivos y la integración de profesionales familiares y no familiares para mejorar procesos.
Para comprenderlo mejor, es preciso saber que la PLANEACIÓN ESTRATÉGICA es un proceso de gestión que permite a las organizaciones definir la visión y establecer los objetivos que pretenden lograr dentro de cada área, así como las actividades que llevarán a cabo para alcanzarlos.
Un PLAN ESTRATÉGICO es importante porque se trata de la herramienta que ayudará a la empresa proporcionando una visión objetiva de cómo se pueden alcanzar realmente las metas y los objetivos establecidos desde dos tipos de panoramas: uno general y uno más detallado en el que se establecen todas las actividades que deberá realizar cada uno de los integrantes de la organización para lograr el éxito.
Para esto, lo primero que se debe hacer es definir claramente:
- Visión
- Misión
- Valores
- Objetivos (a corto, mediano y largo plazo)
Una vez que se tengan claros estos conceptos, es necesario realizar un diagnóstico para construir la estrategia de la empresa familiar. Esta etapa es el primer escalón para conseguir la sustentabilidad de la empresa familiar y de sus propietarios. El diagnóstico nos ayuda a saber en dónde estamos, hacia dónde nos dirigimos, cuál es la guía que seguiremos y cuáles son los recursos con los que contamos para alcanzar nuestra meta.
Después de saber dónde estamos y a dónde vamos, es necesario elaborar aquellos planes, programas, procesos, objetivos y acciones que nos guíen a cumplir la visión de la empresa.
Dichos planes, programas, procesos, objetivos estratégicos y acciones deben estar orientados a la profesionalización de los tres círculos de la empresa familiar: familia, empresa y propiedad.
La elaboración de la estrategia y la participación de la familia empresaria en la misma es un gran paso para llegar a la profesionalización. Los beneficios del plan estratégico son:
- Al momento de determinar la misión, visión y valores de la empresa y el rumbo que se quiere seguir, se logrará que todos los integrantes se sientan más comprometidos y en sincronía con el negocio familiar.
- Contar con objetivos, planes y programas obliga y encamina a todos los integrantes, familiares o no, a lograr resultados y a desarrollar aquellas capacidades que sean necesarias para conseguirlos.
Es importante mencionar que, así como cada empresa tiene aspectos únicos y específicos dentro de sus recursos humanos, su propiedad, su enfoque o su toma de decisiones, también su planeación estratégica deberá tener características propias.
3.- ¿Qué beneficios tiene comprender el proceso de profesionalización de la empresa familiar?
La profesionalización de las empresas familiares busca generar valor, trascendencia en el tiempo y rentabilidad del negocio; promueve una cultura de mejora continua y desarrollo constante, proporcionando a los integrantes beneficios como planes de carrera, crecimiento profesional, realización, reconocimiento, seguridad a futuro y estabilidad.
En este sentido, algunos de los beneficios que conlleva la profesionalización de la empresa familiar son:
- Profesionalización de sus integrantes tanto familiares como externos.
- Protección de la propiedad familiar para garantizar la sustentabilidad.
- Implementación de un plan de sucesión efectivo.
- Incremento de la transparencia en sus operaciones, lo cual permitirá que todos los integrantes de la familia estén enterados de los aspectos principales, tanto de la propiedad como de la administración de la empresa familiar.
- Promoción de una cultura de cooperación y mejora continua.
- Fortalecimiento de la disciplina familiar y su compromiso con el negocio.
- Implementación y formalización de órganos de gobierno: Consejo de Familia, Consejo de Administración, Dirección General y Gobierno Corporativo.
- Eficacia y eficiencia en la operación.
- Mejora en la toma de decisiones inteligentes y supervisión de los resultados de la empresa de forma oportuna y eficiente.
- Atracción, desarrollo y retención de talento de familiares y no familiares.
- Aumento de oportunidades de financiamiento y atracción de más inversionistas.
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4.- ¿En qué etapa de la vida de una empresa familiar se da la profesionalización?
Parte de las claves para comprender mejor el proceso de profesionalización de la empresa familiar es entender que todo tipo de empresas, ya sean familiares o no familiares, transcurren por distintas etapas; en el caso de las familiares, las etapas evolucionan en conjunto con los ciclos y retos de la empresa y de la familia.
La profesionalización es un proceso de cambio gradual que se puede desglosar mejor al conocer las etapas por las que atraviesan las organizaciones, sin embargo, se debe tener en cuenta que la profesionalización del negocio es primordial cuando alcanza un tamaño considerable y una participación importante de la familia.
También, es necesario considerar el MODELO DE FAMILIA que se tiene de acuerdo con el modelo desarrollado por Antonio Gimeno, Gemma Baulenas y Joan Coma-Cros:
Atendiendo a su nivel de complejidad y al grado de desarrollo de su estructura, las empresas familiares se clasifican en:
- Modelo Capitán– Es aquella gestionada exclusivamente por el fundador.
- Modelo Emperador– Está cohesionada por un líder y una familia participativa en la gestión.
- Modelo Equipo Familiar– Familia extensa trabajando en una empresa pequeña donde el ingrediente familiar es muy representativo.
- Modelo Familia Profesional– Poca familia dirigiendo una empresa compleja de forma profesional.
- Modelo Corporación– Familia compleja gobernando una empresa compleja.
- Grupo de Inversión Familiar– Familia de complejidades diversas invirtiendo conjuntamente.
Cuando la empresa crece y la familia madura, la complejidad del negocio también incrementa a la par de la necesidad de ordenar su estructura, o sea, de profesionalizarse. No obstante, la realidad es que esto depende de los intereses y de las situaciones particulares de cada integrante y de la empresa, por lo que también puede ser que no todas las partes consideren que esta necesidad sea tan evidente, ni mucho menos conveniente.
Por lo anterior, profesionalizar la empresa familiar debe ser un acto voluntario. La familia tiene que entender las razones por las cuales es necesario tomar esta decisión, las ventajas, las desventajas y por qué representa la alternativa más sostenible de continuidad y crecimiento.
5.- ¿Quiénes participan en el proceso de profesionalización?
Como familia que busca el éxito empresarial y la armonía familiar, a medida que el negocio crece en complejidad, la profesionalización de la empresa familiar se convierte en un elemento clave para la competitividad, el crecimiento y la búsqueda de la excelencia.
Al momento de decidir llevar a cabo el proceso de profesionalización de la empresa familiar, los tres primeros pasos que generalmente da la familia son:
- Inicia un proceso de preparación profesional en el seno de toda la familia.
- Incorpora profesionales no familiares al negocio.
- Implementa los órganos de gobierno.
Sin duda, comprender el proceso de profesionalización de la empresa familiar no es sencillo, por esto se recomienda que una persona de la familia con preparación, experiencia y formación sea la que lidere este proceso con ayuda de un consultor independiente experto en el tema.
Para comenzar, es responsabilidad del o los fundadores o directores tomar la decisión y asumir los retos que conlleva el proceso. El modelo de gestión empresarial es muy propio y particular en este tipo de empresas, por ello, el cambio en la toma de decisiones debe provenir de quien lo ha creado y está legitimado para cambiarlo.
Así pues, se deben establecer los órganos de gobierno necesarios para gestionar lo que comúnmente se conoce como:
INSTITUCIONALIZACIÓN DE LA EMPRESA FAMILIAR.
Este tema es fundamental para comprender el proceso de profesionalización y beneficia tanto a la empresa, como a la familia y a la propiedad; dentro de la familia, podemos mencionar la Asamblea o Consejo de Familia; dentro de la empresa, la Dirección General, el Consejo de Administración y el Gobierno Corporativo; dentro de la propiedad, la Asamblea de Accionistas. Cada instancia tiene responsabilidad propia, y en la medida en que estén equilibradas y sean autónomas, se podrá garantizar la continuidad, fortaleza y rentabilidad de la empresa, así como la subsistencia y será menos vulnerable a los acontecimientos y vaivenes familiares.
- El Consejo de Familia es el máximo órgano de gobierno de la familia. En éste se analiza el papel que juega la familia en el presente y el que jugará en el futuro. Todos los temas que tengan que ver con la familia, ya sea en su propia dinámica, la gestión de la empresa o su propiedad, son temas de análisis en el Consejo de Familia.
- La Dirección General debe ser un órgano colegiado e independiente, formado por todos los directores (familiares y no familiares), que fomente la comunicación y el trabajo en equipo y que permita la diversidad de pensamiento, donde se tomen decisiones con base en la información y se controle y supervise la delegación de autoridad y responsabilidades.
- El Consejo de Administración es la instancia donde los consejeros de la empresa toman las decisiones más adecuadas para su buen funcionamiento; es un órgano de supervisión y control de la operación del negocio donde se debe velar por la creación de valor y el crecimiento del patrimonio familiar. La dirección y planeación de la empresa debe descansar en un Gobierno Corporativo que garantice la imparcialidad de las decisiones y que, más allá del beneficio a la familia, beneficie a la empresa.
- La Asamblea de Accionistas es el espacio de reunión donde los socios o accionistas pueden ejercer sus derechos sobre su razón social. Debe estar integrada por todos los accionistas de la empresa sin importar si éstos son o no representantes de la/las familias fundadoras.
6.- ¿La profesionalización es una ventaja competitiva?
Sí, la profesionalización, sin duda, es un proceso sumamente relevante que lleva a la sobrevivencia, el crecimiento y la mejora en competitividad de las empresas familiares.
Desde el ámbito económico, las empresas de tipo familiar se encuentran entre las más importantes generadoras de riquezas y empleos en la mayoría de los países, y México no es excepción.
Los negocios dirigidos por familias tienen características que los distinguen de las empresas no familiares. Los lazos, las metas en común y el compromiso de ser parte de la familia conllevan mejores niveles de desempeño, también tienen mayor flexibilidad y los valores enseñados en el seno de la familia los vuelve más competitivos. A pesar de, la falta de estructura y de definición de límites, además del desorden en los roles son algunas de las razones que hacen fracasar a empresas de todo tipo, pero se acentúa en las familiares, por lo cual es imprescindible profesionalizar para mantener la capacidad competitiva, y esto está por encima de los personalismos o sentimentalismos familiares.
Una empresa familiar profesionalizada tiene mayores ventajas competitivas ante aquéllas que no lo están. La importancia de profesionalizar radica en que es un proceso determinante en temas de sucesión y para la sobrevivencia empresarial, además de que contribuye al incremento considerable de los ingresos en el negocio, de hecho, muchos empresarios reconocen que profesionalizar su negocio repercute positivamente en la empresa al contar con capital humano calificado para competir en su rama o actividad empresarial.
7.- ¿Cuáles son las diferencias entre una gestión profesional y una gestión familiar?
La profesionalización tiene que ver con la transformación de una organización que lleva un funcionamiento intuitivo y muchas veces empírico, a una empresa basada en un funcionamiento analítico y profesional.
La gestión profesional es fundamentalmente analítica, la cual se apoya en procesos claros de toma de decisiones con argumentos cuantitativos, sistemas formales de coordinación, estrategias explícitas, estructuras de jerarquías definidas, participación de profesionales, entre otros.
La familia dentro de la empresa familiar, además de trasladar su propia dinámica a la empresa, se enfrenta al reto de gestionar el equilibrio entre la familia y el negocio. Es muy común que en dicha gestión estén poco desarrollados y profesionalizados los aspectos de inversión, desempeño profesional de los integrantes, investigación y desarrollo.
Comúnmente, dentro de la cultura mexicana, la familia es más importante que los intereses del negocio y los individuales; muchas personas ingresan al negocio familiar o integran a familiares por apego, sin importar sus capacidades y no se analiza si podrán desempeñar profesionalmente las actividades que se les asignen.
Para muchos directivos y profesionales, la gestión de la familia es un reto casi mayor que la gestión de la empresa. Las empresas familiares son entidades que poseen muchas ventajas competitivas que facilitan alcanzar el éxito personal y económico, como los valores, las metas en común, la visión compartida, la flexibilidad y la unión. Sin embargo, aun cuando estos factores representan las fortalezas de la organización, frecuentemente representan el origen de los conflictos y de las situaciones que suelen mermar la competitividad de la empresa, constituyendo un obstáculo para las buenas relaciones entre los integrantes de la familia.
Elaborar y mantener un protocolo familiar puede ser el inicio de la profesionalización de la familia; ayuda a prevenir conflictos en el futuro y propone soluciones a posibles problemas.
8.- ¿Cuáles son los pasos para la profesionalización?
Para comprender el proceso de profesionalización, hay que recalcar que la profesionalización de una empresa supone su transformación en muchos aspectos. Algunos de los factores básicos para lograr esta transformación son:
- Definir la estrategia para el cumplimiento de los objetivos a corto, medio y largo plazo.
- Implementar estructuras de jerarquía definidas para la asignación clara de responsabilidades.
- Tomar decisiones basadas en información analítica, no en intuiciones. Si en determinado momento se toman decisiones intuitivas, éstas se deberán justificar con un análisis previo de riesgos.
- Establecer sistemas de información y de control con el objetivo de comunicar a la organización, establecer controles y codificar y estructurar la información, de tal forma que permita obtener informes consistentes, fiables y oportunos para una correcta toma de decisiones.
Los pasos para profesionalizar el negocio son:
- Contratar un consultor independiente experto en tema de profesionalización.
- Establecer órganos de gobierno (en caso de no tenerlos).
- Identificar las áreas en las que se requiere mejorar el desempeño.
- Organizar los recursos humanos para contar con profesionales a cargo de las áreas clave.
- Asignar recursos necesarios (tangibles e intangibles) para implementar buenas prácticas y mejorar el desempeño en todas las áreas.
- Promover actitudes laborales racionales y profesionales para el cumplimiento de objetivos.
- Olvidar prácticas de nepotismo y arbitrariedad para fomentar un ambiente laboral en el que el conocimiento y la preparación sean valorados.
- Dar seguimiento al proceso para lograr un verdadero cambio.
- Iniciar la planeación de un proceso de sucesión.
El consejo de administración profesional en una empresa familiar
El objetivo principal del Consejo de Administración es generar valor para los accionistas y por lo tanto, comprender el proceso de profesionalización. Contar con un Consejo de Administración profesional en una empresa no es algo que se hace de la noche a la mañana, es un proceso que puede tomar varios años, por lo que, si la familia desea tener este beneficio en su empresa, se debe iniciar hoy mismo.
El consejo de administración es un foro en el que se representan los intereses de los accionistas, se asegura el cumplimiento de los requisitos legales vigentes, se discuten y entienden los temas importantes de la empresa familiar como la Visión, Misión y Valores.
Crear un Consejo de Administración supondrá la ventaja de que la empresa se transformará y la familia se fortalecerá. Entre sus principales cometidos destacamos los siguientes:
- Alcanzar las metas fijadas por la empresa.
- Conseguir que la empresa sea competitiva.
- Evitar la malversación de recursos.
- Orientar a los directivos en la toma de decisiones.
- Mejorar la calidad de la gestión y conseguir que se mantenga en el tiempo.
- Poner límites a los directivos y a la familia para corregir disfuncionalidades.
El papel de la profesionalización en la sucesión
La mayoría de las empresas familiares que no sobreviven al proceso de transición generacional presentan una deficiente profesionalización de su gobierno y de su administración.
La sucesión es el proceso mediante el cual el fundador de una empresa entrega la operación y la propiedad a un sucesor. Es tan importante que debe ser un proceso planeado, ordenado, definido e implementado de común acuerdo entre padre e hijos mientras que el padre esté con vida, debido a que si el padre o fundador fallece sin haber una decisión definida, la sucesión se vuelve un suceso difícil y desordenado.
Realizar cualquier plan, incluyendo el de sucesión, implica establecer cronológicamente una serie de actividades en forma ordenada y controlada que aseguren el éxito, en este caso, la continuidad de la empresa. El plan de sucesión es el instrumento donde se establecen los pasos de este proceso con acciones definidas, tiempos estimados y con visiones a mediano y largo plazo; como todo plan, es necesario que quede asentado por escrito.
La supervivencia de la empresa familiar también está sujeta al nivel de compromiso y lealtad que mantengan los integrantes de la familia en el curso del tiempo. Para tal efecto se requiere del involucramiento, la intervención y el papel activo del Consejo de Familia.
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