Protocolo de la empresa familiar
A través de este proceso, los integrantes de una familia se comprometen tanto moral como legalmente a observar todas aquellas reglas que la familia, por consenso o mayoría, ha adoptado.
Es muy común que en una empresa familiar exista la falta de reglas y comunicación entre los integrantes. Incluso, con frecuencia constatamos que los integrantes de la familia llegan a la hora que quieren, hacen lo que quieren, se meten en todo, dan instrucciones al personal que no les reporta, no tienen objetivos que cumplir y en caso de tenerlos, no los cumplen; pero cuando se trata de sueldos y beneficios, exigen a la empresa por lo que no hacen.
Los profesores John Davis y Renato Tagiuri establecen que una empresa familiar está conformada por 3 sistemas completamente diferentes: familia, empresa y propiedad y en la medida en que estos 3 sistemas interactúen correctamente entre sí, la empresa familiar tendrá mayores posibilidades de ser exitosa.
Las reglas son los mecanismos que se utilizan para interactuar correctamente y el protocolo familiar es el compendio de todas éstas.
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El protocolo familiar es un documento que se elabora a través de un profundo proceso de comunicación, negociación y toma de decisiones entre los integrantes de una familia que trabajan o no en la empresa, que son socios o no de la misma, para lograr entendimiento, respeto y civilidad.
A través de este proceso, los integrantes de una familia se comprometen tanto moral (valores de familia) como legalmente (estatutos sociales y otros instrumentos) a observar todas aquellas reglas que la familia, por consenso o mayoría, ha adoptado.
En cuanto a la familia, entre otras reglas, se decide:
- Integración y puesta en marcha del Consejo de Familia (Institucionalización).
- Misión, visión y valores de la familia.
- Fórmula para la toma de decisiones a nivel familia.
- Incorporación de las nuevas generaciones a los negocios de familia.
- Reglas para la solución de conflictos.
- Manifiesto de honestidad, código de conducta y código de ética.
- Compromiso de no competencia.
- Proceso y plan de sucesión operativa.
En cuanto a la empresa, entre otras reglas, se decide:
- Visión empresarial.
- Puesta en marcha del Consejo de Administración o Junta Directiva (Institucionalización).
- Implementación del Gobierno Corporativo.
- Fórmula para la toma de decisiones a nivel empresa.
- Fijación de objetivos empresariales.
- Creación de la estructura de la empresa.
- Definición de roles de los empleados familiares.
- Derechos y obligaciones de los empleados familiares.
- Proceso de capacitación para desempeñarse como directores familiares.
- Sueldos y beneficios de los empleados familiares.
- Profesionalización y capacitación de los empleados familiares.
- Salida de los empleados familiares de la empresa.
- Abandono de trabajo.
- Reingresos.
- Contingencias.
- Planes de contingencia.
En cuanto a la propiedad, entre otras reglas, se decide:
- La Asamblea de accionistas (órgano institucional de los accionistas).
- Proceso de capacitación para desempeñarse como socios familiares.
- Fórmula para el reparto de utilidades (incluye sueldos de los integrantes no activos en la empresa y cualquier otro retiro con cargo a las utilidades).
- Transmisión de la propiedad (sucesión patrimonial).
- Creación de nuevos negocios (emprendimiento).
- Venta y/o fusión de la empresa.
- Uso y aprovechamiento de los activos de la empresa.
- Compra y venta de acciones entre los integrantes de la familia.
- Liquidación de algún socio.
- Liquidación de la sociedad.
- Distribución de otros bienes patrimoniales.
- Instrumentación de mecanismos de transmisión patrimonial (testamentos, fideicomisos, fundaciones, etc.)
- Family Office.
El integrar estos temas a la agenda familiar, hablar sobre ellos, discutir, analizar, negociar y decidir sobre los mismos, le dará a la familia empresaria el marco de referencia necesario para fomentar la armonía y garantizar la continuidad de la empresa a través de las generaciones.
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