Protocolo de la empresa familiar

A través de este proceso, los integrantes de una familia se comprometen tanto moral como legalmente a observar todas aquellas reglas que la familia, por consenso o mayoría, ha adoptado.

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Es muy común que en una empresa familiar exista la falta de reglas y comunicación entre los integrantes. Incluso, con frecuencia constatamos que los integrantes de la familia llegan a la hora que quieren, hacen lo que quieren, se meten en todo, dan instrucciones al personal que no les reporta, no tienen objetivos que cumplir y en caso de tenerlos, no los cumplen; pero cuando se trata de sueldos y beneficios, exigen a la empresa por lo que no hacen.

Los profesores John Davis y Renato Tagiuri establecen que una empresa familiar está conformada por 3 sistemas completamente diferentes: familia, empresa y propiedad y en la medida en que estos 3 sistemas interactúen correctamente entre sí, la empresa familiar tendrá mayores posibilidades de ser exitosa.

Las reglas son los mecanismos que se utilizan para interactuar correctamente y el protocolo familiar es el compendio de todas éstas.

El protocolo familiar es un documento que se elabora a través de un profundo proceso de comunicación, negociación y toma de decisiones entre los integrantes de una familia que trabajan o no en la empresa, que son socios o no de la misma, para lograr entendimiento, respeto y civilidad. A través de este proceso, los integrantes de una familia se comprometen tanto moral (valores de familia) como legalmente (estatutos sociales y otros instrumentos) a observar todas aquellas reglas que la familia, por consenso o mayoría, ha adoptado.

En cuanto a la familia, entre otras reglas, se decide:

  • Integración y puesta en marcha del Consejo de Familia (Institucionalización).
  • Misión, visión y valores de la familia.
  • Fórmula para la toma de decisiones a nivel familia.
  • Incorporación de las nuevas generaciones a los negocios de familia.
  • Reglas para la solución de conflictos.
  • Manifiesto de honestidad, código de conducta y código de ética.
  • Compromiso de no competencia.
  • Proceso y plan de sucesión operativa.

En cuanto a la empresa, entre otras reglas, se decide:

  • Visión empresarial.
  • Puesta en marcha del Consejo de Administración o Junta Directiva (Institucionalización).
  • Implementación del Gobierno Corporativo.
  • Fórmula para la toma de decisiones a nivel empresa.
  • Fijación de objetivos empresariales.
  • Creación de la estructura de la empresa.
  • Definición de roles de los empleados familiares.
  • Derechos y obligaciones de los empleados familiares.
  • Proceso de capacitación para desempeñarse como directores familiares.
  • Sueldos y beneficios de los empleados familiares.
  • Profesionalización y capacitación de los empleados familiares.
  • Salida de los empleados familiares de la empresa.
  • Abandono de trabajo.
  • Reingresos.
  • Contingencias.
  • Planes de contingencia.
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En cuanto a la propiedad, entre otras reglas, se decide:

  • La Asamblea de accionistas (órgano institucional de los accionistas).
  • Proceso de capacitación para desempeñarse como socios familiares.
  • Fórmula para el reparto de utilidades (incluye sueldos de los integrantes no activos en la empresa y cualquier otro retiro con cargo a las utilidades).
  • Transmisión de la propiedad (sucesión patrimonial).
  • Creación de nuevos negocios (emprendimiento).
  • Venta y/o fusión de la empresa.
  • Uso y aprovechamiento de los activos de la empresa.
  • Compra y venta de acciones entre los integrantes de la familia.
  • Liquidación de algún socio.
  • Liquidación de la sociedad.
  • Distribución de otros bienes patrimoniales.
  • Instrumentación de mecanismos de transmisión patrimonial (testamentos, fideicomisos, fundaciones, etc.)
  • Family Office.
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El integrar estos temas a la agenda familiar, hablar sobre ellos, discutir, analizar, negociar y decidir sobre los mismos, le dará a la familia empresaria el marco de referencia necesario para fomentar la armonía y garantizar la continuidad de la empresa a través de las generaciones.

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